Van een fitnessclub ontving ik enige tijd geleden een mail over een aangepast rooster. In de box Kopie: kon ik precies lezen wie deze mail ook ontving. Natuurlijk was dat niet de bedoeling van de afzender. In plaats van de e-mailadressen in de BCC te zetten, vergiste de schrijver zich en plaatste alle e-mailadressen in de CC. 

Een paar geadresseerden reageerden op de fout. Jammer genoeg klikten zij op de Iedereen antwoorden button, waardoor de hele bups nog meer mails kreeg. 

Zelf zit ik in een commissie voor jeugduitwisseling bij een sportclub waar mijn kinderen lid van zijn. Wanneer de commissie een grote groep mailt, bijvoorbeeld om reisdetails te delen, zet ik altijd eerst de e-mailadressen van de commissieleden in de box Aan:. Dan schrijf ik het bericht en vervolgens waak ik ervoor om de e-mailadressen van de inschrijvers in de BCC box (Blinde kopie) te zetten.

Ongewenst mailverkeer

Vanuit andere mailgroepen (bijvoorbeeld sportclubs, kleinere webshops, zakelijke teams en zelfs vriendengroepen) krijg ik ook regelmatig mails. Bijvoorbeeld met een uitnodiging om elkaar te ontmoeten. De kans is groot dat die dag je inbox volstroomt met berichten van mensen die wel of niet kunnen op de genoemde datum, ze laten weten dat ze later komen of vragen of het niet op een andere dag kan. 

Soms ontstaat er tussen twee genodigden een discussie (over de oppas of de hond) waar jij ook niet echt op zit te wachten. Trouwens, in app-groepen op Whatsapp is dit fenomeen nog veel irritanter. Je weet toch dat je het geluid kunt dempen van inkomende berichten? Dat dat ook per groep kan? Voor een heel jaar! 

Natuurlijk is het goed om te weten dat het zoontje van je collega ziek is en misschien kun je helpen dat rapport nog op tijd af te krijgen. Maar het lastige is dat wanneer iedereen elkaar in de CC laat staan, ook ieders inbox volstroomt. 

Als iemand zich vergist, zoals in het eerste voorbeeld, stuur ik liever een persoonlijk berichtje naar de afzender. Niet iedereen heeft in de gaten dat er een vergissing gemaakt is en dan blijft dat ook zo. 

Krijg ik een mail van een groep die elkaar kent, dan overweeg ik of mijn antwoord voor iedereen relevant is. Is mijn antwoord relevant voor iedereen, maar hoeft maar 1 persoon te reageren, dan zet ik vaak een apenstaartje voor zijn of haar naam (@Mark, wil jij even contact meer op te nemen met meneer Peters?).

Maak duidelijke afspraken

Voor sommige mails is het wel belangrijk om mensen in de CC mee te nemen. Vooral zakelijk wordt dat veel toegepast. Niet iedereen hoeft dan te reageren, maar de informatie is wel voor iedereen beschikbaar. Maak daar in een teammeeting of zakelijk gesprek afspraken over. Besef dat je als organisatie of vereniging niet iedereen ongevraagd mag mailen of zo maar in de CC kunt zetten. Vraag even toestemming, dan ben je safe.

Geef aan wie de mail ontvangt

Stuur je een e-mail met de geadresseerden in de BCC groep, maar wil je hen toch laten weten wie de mail ontvangt? Geef dan een duidelijke omschrijving in de aanhef. Bijvoorbeeld ‘Aan de ouders van team A2’ of ‘Beste commissieleden,’. Ook kun je in de eerste alinea duidelijk aangeven waarom je dit bericht schrijft en aan wie. Bijvoorbeeld, ‘Met dit bericht informeer ik alle vestigingsmanagers over de nieuwe marketingcampagne die volgende maand van start gaat’. 

In de eerste alinea aangeven waar je mail over gaat is wat mij betreft een must voor iedere zakelijke mailer. Volgende keer meer hierover. Heb je in de tussentijd vragen over hoe je het beste mails kunt opstellen voor efficiënte communicatie met klanten en collega’s? Stel ze gewoon. Ik help je graag.