Schrijf je collega’s en zakenrelaties geen liefdesbrief, maar ook geen haatmail!

Hoe vaak schrijf je een bericht naar iemand? Ik durf te wedden dat je dat bijna dagelijks doet. Een whatsappje of een e-mail. En hoe snel reageer jij? Binnen een paar uur? Binnen een dag? Ook bij lastige onderwerpen?

Elkaar berichten schrijven is nuttig en leuk. Je wisselt informatie uit, vraagt hoe het er zakelijk en privé voorstaat en deelt een compliment uit.

Soms is het niet leuk, omdat je feedback krijgt of kritiek. Of omdat jij of je organisatie een conflict hebben over een geleverd product. Toch klimmen je ook bij aanvaringen misschien in de (digitale) pen en ben je geneigd met rode wangen te schrijven hoe volgens jou de vork in de steel zit.

In mijn eerdere blog gaf ik je 7 tips om op een doeltreffende manier mensen met elkaar in contact te brengen. Het zijn levensregels die je eigenlijk allemaal wel weet, maar die soms handig zijn om nog eens terug te lezen.

Dat geldt ook voor het schrijven van berichten. Met name voor berichten die je naar collega’s en zakenrelaties schrijft, geef ik je hieronder 7 wenken die je geheugen zullen opfrissen.

1. Schrijf naar een persoon

Een organisatie schrijft niet. Bedenk dat je altijd schrijft naar een persoon. Deze persoon vertegenwoordigt dan wel de organisatie waar hij of zij voor werkt, maar het is de persoon die jou antwoord geeft.

2. Vermijd negatieve emoties op schrift

Boeken lezen is heerlijk. Het is de kunst van de schrijver om je een emotie te laten voelen tijdens het lezen van zijn verhaal. In berichten die je zakelijk schrijft komen minder vaak emoties aan te pas, maar ze zijn er wel.

Negatieve emoties zijn eigenlijk uit den boze. Waarmee bereik je wel het doel van je schriftelijk bericht? Feiten, uitleg over jouw ervaring en een voorstel hoe het beter kan. Probeer je bij de feiten te houden in een geschreven bericht en laat op lichte toon blijken wat een fout of conflict met je doet. Jouw voorstel tot een oplossing kan het begin zijn van de oplossing van je conflict.

Wil je toch emotie overbrengen, neem dan op een andere manier contact op. Maak een persoonlijke afspraak of bel iemand op.

Blije woorden en complimenten in een geschreven mogen juist weer wel en kunnen de smeerolie van je bericht vormen.

3. Vermijd bijzaken

Probeer op schrift alleen hoofdzaken te benoemen en houd problemen klein. Benoem de feiten en beschrijf kansen die een probleem kunnen oplossen.

4. Neem afstand

Bouw bij een precaire situatie de tijd in (neem dus even afstand) tussen het versturen van je bericht en het schrijven van je bericht. Een ouderwetse uitspraak luidt: ‘Berouw komt na de zonde’. Als je je bericht schrijft terwijl de stoom uit je oren komt en je klikt op ‘verzenden’, is je boodschap scherp en misschien minder tactisch of doordacht dan je achteraf had gewild.

5. Schrijf over ‘ik’

Merk je de nuance tussen de zinnen ‘Jouw logica begrijp ik niet.’ en ‘Ik begrijp niet wat je bedoelt?’ Bij de eerste zin impliceer je dat de ander iets niet goed doorgeeft of niet goed begrijpt. Door, zoals in de tweede zin, vanuit jouw situatie te schrijven, vermijd je mogelijke communicatie van schuld of veroordeling.

6. De waarheid

Wie heeft de waarheid in pacht? Weet je zeker dat jij alle feiten op een rijtje hebt en ga je er vanuit dat de ander dat niet heeft, dan kan deze mindset het vlammetje zijn dat de lont ontsteekt. De waarheid ligt altijd in het midden.

7. Jouw mindset

Over mindset gesproken, hoe groot is de kans dat wanneer jij open en met een positieve benadering schrijft, je ook zo bejegend wordt? Als schrijver van een bericht kun jij de toon zetten. Een heel krachtig instrument.

Heb je vragen of opmerkingen over mijn blogs? Laat van je horen!

www.spraakstof.nl

Je kunt mijn blog ook volgen op LinkedIn

© spraak|stof 2020
EOV Design