Taalgebruik in zakelijke tekst (deel 1): kies jouw tone of voice bewust!

Welk taalgebruik in teksten houd je aan voor klanten, leveranciers of collega’s? Heb je er wel eens bij stilgestaan dat de taal die je gebruikt in een mail anders is dan in een chat of tekstberichtje? Mails en blogs zijn langer en vaak zakelijker van toon. En hoe zit dat met webteksten of interne berichten? 

Zelf communiceer ik bijvoorbeeld niet alleen via telefoon en e-mail met klanten. Sommige klanten leggen afspraken vast via mail, anderen whatsappen me liever. Of ze spreken daar berichten in. Ik merkte dat als ik toch mailde, ik soms alsnog een reactie terugkreeg via een appje.  

Daarom houd ik in het algemeen aan dat ik reageer op dezelfde manier als waarop iemand me benadert. Ben ik gebeld, dan bel ik ook terug. Mail beantwoord ik met een e-mail en krijg ik een berichtje via Messenger, dan reageer ik ook op dat platform. Maar wat heeft dat voor gevolg voor de taal die ik gebruik?

Hoe ik taalgebruik en tone of voice in zakelijke teksten gebruik, ontdek je in twee artikelen. Dit is deel een.

Zoek jouw tone of voice

Mijn ervaring is dat bedrijven in teksten gericht aan consumenten vaak vlottere taal gebruiken dan organisaties die business-to-business georiënteerd zijn. Omdat het merendeel van mijn klanten niet aan consumenten levert, schrijf ik mijn eigen webteksten en blogs niet té popiejopie. Juist in mails ben ik redelijk zakelijk en doelgericht, terwijl ik in persoonlijk contact graag los uit de pols communiceer.

In het schrijven voor verschillende klanten houd ik de tone of voice aan die bij hen past en bij hun klanten. In het begin moet ik even ontdekken wat dat is. Dat lukt door henzelf en hun doelgroep beter te leren kennen. Soms probeer ik een beetje te sturen voor de beste keuze, bijvoorbeeld als ze zelf nog niet hebben nagedacht over wat hun klanten echt aanspreekt. Want maak je een connectie met jouw doelgroep als je alleen maar vanuit je eigen perspectief schrijft?

Nee, je moet dus zoeken naar jouw tone of voice. Uitproberen en aanpassen.

Opvallen of niet?

Of vlotte(re) tekst voor jouw organisatie functioneel is, hangt af van wie je bent, wat je doet, aan wie je je diensten levert en aan wie je op dat moment schrijft. 

Nemen je klanten je serieus als je wollig jargon gebruikt? Waarschijnlijk past dat prima bij een advocatenkantoor dat grote organisaties bijstaat. Maar misschien niet als advocatenkantoor met de doelgroep jonge mensen aan het hoofd van start-ups.

Doen leveranciers hun best je zo goed mogelijk te helpen als je alleen maar in halve zinnen of jip-en-janneketaal communiceert? Ik denk dat het helemaal ligt aan de onderlinge relatie en met wie je communiceert.

Een voorbeeld is de reclame van Marcel’s Green Soap, die ik momenteel veel voorbij zie komen op tv. Dit merk onderscheidt zich (en valt hierdoor wat mij betreft op) door taalgebruik en een tone of voice te gebruiken die heel anders is dan in de communicatie van andere schoonmaakartikelen. 

Een ander voorbeeld is schrijver, spreker en trainer Aartjan van Erkel. Hij is ervan overtuigd dat vlotte taal je onderscheidt. Het mag volgens hem een beetje schuren in teksten. Bijvoorbeeld door expres taalfouten te gebruiken, aparte synoniemen voor bepaalde woorden te gebruiken en klanten een bijnaam te geven. Ook emoties raken en verlangens oproepen hoort daarbij. Schrijf je in voor zijn dagelijkse mails en ontdek wat ik bedoel.

Door zijn tone of voice valt hij op. Hij trekt bewust een bepaalde doelgroep aan die hij bij hem vindt passen. Daarmee stoot hij ook bewust een bepaalde groep af. Hoewel zijn tone of voice niet per se de mijne is, inspireert zijn theorie me wel om te blijven nadenken over mijn eigen taalgebruik en tone of voice. Ook helpt het me bij mijn advies voor klanten.

Conclusie

Kortom, je tone of voice moet passen bij je strategie. Ik stem mijn taalgebruik en tone of voice af op mijn doelgroep, de klant, de persoon en het medium (communicatiemiddel). Volgende week kom ik terug op dit thema en deel ik do’s and don’ts over taalgebruik in zakelijke tekst.

Ik ben benieuwd naar jouw tone of voice. Wat is die van jou?

© spraak|stof 2020
EOV Design