Taalgebruik in zakelijke tekst (deel 2): do’s and don’ts

Door te ontdekken wat jouw tone of voice is en die consequent gebruiken in zakelijke teksten en gesprekken helpt je doelgroep beter begrijpen waar je voor staat. Daarover schreef ik in mijn vorige blog. Het gaat dan over de manier waarop je communiceert. Mail of bel je? Tutoyeren of vousvoyeren? Zit je vast aan jargon of kun je los schrijven?

In dit artikel wat meer praktische tips over taaletiquette (mmmm…, is dat woord nog acceptabel?). Wil je bewust je teksten afstemmen op degene aan wie je schrijft en het platform dat je gebruikt, let dan onder andere op:

  • de lengte van de tekst 
  • de lengte van de zinnen
  • de ‘tone of voice’
  • de gewenste snelheid van de reactie
  • woordgebruik
  • spelling

Wat wel en wat zeker niet doen!

Mijn tips voor wat je wel en wat je beter niet kunt doen bij schriftelijke communicatie met bijvoorbeeld collega’s of klanten zijn grotendeels gebaseerd op eigen ervaringen door de jaren heen en wat ik geleerd heb van experts.

Natuurlijk heb ik wel eens te snel, te emotioneel gereageerd op een mail. Soms is het lastig om te wachten met je reactie, want de stoom uit je oren zorgt ervoor dat je lekker op dreef raakt. Toch kan even een frisse neus halen, ruggespraak houden met je collega of een nachtje slapen de toon van je bericht milder of juist net even scherper neerzetten.

Meer tips voor taalgebruik bij interne communicatie:

  • Gebruik zakelijke chats, mails en groepen in whatsapp niet voor privé-informatie, selfies en meme’s. Maak daar een persoonlijke chatgroep voor aan.
  • Ben je nieuw binnen de organisatie, test dan eerst de watertemperatuur. Wie zijn je collega’s precies? En hoe communiceren ze onderling? Kort, zakelijk, vousvoyeren en direct? Of uitvoerig, plezierig en tutoyeren?
  • Zorg dat je nooit compromitterende informatie deelt met je collega’s. Bijvoorbeeld die gekke foto die je leidinggevende deelde op Insta of een vacature waarop je wilt solliciteren. Bedrijven mogen werkgerelateerde communicatie van werknemers inzien (wel onder bepaalde voorwaarden, maar toch).
  • Wees altijd positief. Negatieve emoties horen niet thuis in een tekst of chat platform. Door de snelle reactiemogelijkheid kun je iets schrijven waar je later spijt van krijgt.
  • Spelling is wel belangrijk, maar foutjes worden je waarschijnlijk minder snel aangerekend in een snelle mail of direct berichtje.
  • Afkortingen zijn geaccepteerd, maar beperk je tot zakelijk geaccepteerde versies. Zo kunnen ff, asap en iig wel, maar OMFG en WTF gebruik je liever niet. 
  • Hetzelfde geldt voor emoticons. Een ‘duimpje’ is positief en acceptabel, maar de paarse duivel kan vreemd overkomen.

Meer tips voor taalgebruik bij externe communicatie:

  • Probeer aandacht te hebben voor de persoon met wie je communiceert. Zelfs in de meest strikte zakenrelatie kan persoonlijke aandacht de relatie versterken en de onderlinge communicatie vergemakkelijken.
  • Check en double-check. Laat een collega je tekst lezen voordat je het verstuurt. Hij of zij kan waarschijnlijk goed inschatten of je klant of leverancier de inhoud zal begrijpen.
  • Lijn je tekst in e-mails op met de teksten op je website. Gebruik je u op je website, begin dan niet ineens te jij-en in mails naar mensen die je niet kent. 
  • Schrijf je naar internationale relaties? Bedenk dan dat cultuur ook bepalend is voor de manier waarop je iemand aanspreekt in mails. Je berichten moeten passen bij jouw organisatie, maar ook de ontvanger van je bericht respecteren.
  • Omschrijf het onderwerp van mails duidelijk. Dat is makkelijker terugzoeken en je lezer weet direct waar het over gaat. Stel je een vraag waar je antwoord op verwacht, zet hem vetgedrukt. Dat triggert je lezer om je vraag te zien als actiepunt. Gebruik veel witregels en bullets voor betere leesbaarheid.
  • Spelling is belangrijk. In een appje of snelle mail worden typfoutjes of spellingsfoutjes best door de vingers gezien, maar officiële berichten en webteksten horen natuurlijk gewoon foutloos.
  • Schrijf naar een persoon. Niet alleen in je mails, maar ook in je blogs en webteksten. Hoe hoog geschoold de ontvanger ook is en hoe technische het onderwerp ook, je lezer is ook maar een mens. Ook hij of zij neemt beslissingen op basis van gevoel. 
  • De do’s en dont’s voor afkortingen en emoticons gelden bij externe communicatie natuurlijk ook.

Mis je tips? Ik ben benieuwd wat jouw adviezen zijn. Laat ze weten!

© spraak|stof 2021
EOV Design